こんにちは、Tokyo Otaku Modeの小高（こだか）です。僕はもともと証券会社に勤めており、その後ITベンチャーからTokyo Otaku Modeを始めるという謎の遍歴を持ち、いろいろな業界でさまざまな仕事を経験してきました。今回は、そのなかでも便利だなーと思った業務効率化ツールを紹介したいと思います。僕はエンジニアではないので、内容的にはいつものテックブログとテイストが異なりますが、ぜひご一読ください！

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##RightSignatureとは？
　皆さんはRightSignatureというツールをご存知でしょうか？　おそらくほとんど知られてないと思うのですが、簡単に言うとこれは「電子署名システム」です。

　日本では意思表示（合意形成）は署名若しくは記名・押印（テキストに印字されているところに押印する）のどちらかですが、本システムはその署名の概念として使っています。よく記名・押印が安心という方もいますが、個人的にはだれでも押せてしまう印鑑より自分の署名の方がいいなーと思ってます。もちろん、このような電子署名がすべての公式文書に使える訳ではありませんが、日本でもっと普及するといいなという思いから本ブログではそのような面倒な点は議論しないこととしますｗ

　　さて、電子署名システムが多々存在するなかで、TOMは創業以来RightSignatureを使っております。今回のブログの主役は、このRightSignatureです。終始、この便利ツールを褒めまくる内容になっておりますが、僕は決してRightSignature社の回し者ではないのであしからず！

###電子署名システムって？
　ドラマの『24』が好きな方はご覧になられたことがあるでしょう。大統領が画面で署名している、アレです。電子署名であれば、「大統領、すぐにご署名を！」というときに、プリンタがなくて対応できないという事態には陥りませんし、エコにもつながります。

　Tokyo Otaku Modeが使っているRightSignatureは同じ電子署名ですが、ペンタブで書くようなカッコイイ仕様のものではありません。マウスやトラックパッドを使い、画面上に書き込んでいくスタイルのものです。指先のデリケートな操作が要求されますので、文字がヘノヘノモヘジのようになってしまう人もいますし、逆にやけに上手い人もいますｗ

###どういう場面で使用しているのか
　Tokyo Otaku Modeが電子署名を使う場面は、けっこう多いです。NDA（秘密保持契約）締結、入社手続きから、発注書、US届け出書類、投資契約に至るまでさまざま。こういう場面で使えるよ！という詳しい事例は、こちらに記されているので参照してみてください。

https://rightsignature.com/examples

• Sales Contracts Close deals in minutes.
• Non-Disclosure Agreements Ensure new employees and vendors protect your confidential information.
• Credit Card Billing Authorizations Get permission from customers for one-time or recurring credit card charges.
• New Client Questionnaires Increase engagement and reduce miscommunication.
• Tax Forms Sign tax forms and electronic filing authorizations online.
• Customer Testimonial Releases Give customers an easy way to say great things about your business.
• Rental Agreements Rent equipment or property with online signatures.
• Service Agreements Increase ongoing revenue with service and maintenance contracts completed online.
• W-4 Forms Allow employees to specify withholding allowances for payroll.
• Release of Information Authorization Gain permission to release medical and other personal information to third parties.
• Client Approvals Get sign-offs from clients before proceeding with a service project.
• Investor Agreements Allow shareholders to acknowledge risks and obligations.
• Board Minutes Circulate meeting minutes for board members to sign.
• Change Orders Get change orders signed to authorize service work.
• Direct Deposit Authorizations Enable employees to request automatic deposit of payroll checks into their bank accounts.
• Terms of Service Agreements Require new users to agree to the terms of service before using your product, service, or software.
• Employee Policies Require new employees to review and sign your employee handbook before starting work.
• Vendor Agreements Create agreements that all new vendors and service providers must sign before receiving payment.
• Enrollment Forms Allow participants to enroll in health plans, events, and programs.
• Job Applications Permit applicants to complete and sign job applications online.
• Timesheets Have employees and contractors fill out and sign timesheets to submit for payroll and payment processing.
• W-9 Forms Increase vendor and contractor W-9 compliance by allowing e-signatures.
• Reseller Agreements Set expectations for retailers with annual contracts.
• Liability Waivers Mitigate risks by requiring event participants to sign waivers.
• Letters of Intent Secure initial commitment towards large deals with executed LOI’s.
• General Partnership Agreements Execute partnership agreements efficiently, even with multiple limited partners in several states.
• Operating Agreements Keep partners up to date with revisions and addenda.
• Pricing Estimates Obtain sign-offs on electronic estimates, even capture in-person signatures on the iPad.
• Internal Requests Streamline IT and support desk workflows with e-signatures.
• Expense Reports Enable employees to fill out expense reports for reimbursements.
• Purchase Orders Improve supply chain efficiency by sending signed P.O.’s online.
• Franchise Agreements Allow entrepreneurs opening franchise outlets to submit all the necessary paperwork online.
• Intellectual Property Licensing Create intellectual property licensing agreements to be signed electronically.
• Waivers of Consent Capture individuals’ consents for many different purposes.
• Trademark Applications File trademarks of inventions online.
• Independent Contractor Agreements Clarify rights and obligations of contractors.
• Provisional Patent Applications Protect great ideas by filling out and submitting USPTO filings online.
• Salary Agreements Quickly send salary agreements and revisions to employees.
• Quality Control Surveys Send signed status reports from any mobile device.
• Performance Reviews Fill out, submit, and acknowledge employee performance reviews with e-signatures.
• Severance Agreements Eliminate claims and finalize exits for departing employees.
• Insertion Orders Confirm advertising placement, specifications, and duration.
• Credit Applications Collect credit history and financial information from customers.

　長っ！　なんだかすっごく用途範囲が広いですよね。これを見ると、海外では電子署名が標準で、アナログ署名のほうが稀という印象さえ受けます！

###電子署名の使い方
　使い方はいろいろ細かくあるのですが、RightSignature社が動画をYouTubeにあげているので、こちらをご覧になっていただければ簡単に理解できるでしょう。

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< RightSignature - Online Forms >

※最初〜1：30くらいまでが分かりやすいです

< RightSignature - 動画一覧 >
https://www.youtube.com/channel/UCGDz5Q1OvEZQXPQwPLjZ01w

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　便利ですねー。かつ、超簡単です。

　ただし、日本語フォントに対応していませんので、日本の会社が使う場合はご注意を。ファイルのアップロードは、wordではなくPDFならば文字化けせずに行えます。

##僕が気に入っているところ
　最後に、RightSignature（電子署名）で僕が気に入っているところを書き出します。まとめると以下の3点です。

1. 物理的な制約がない
2. 複数人への署名依頼を一度に行える
3. 業務フローに組み込んで仕事の効率化が図れる

###１. 物理的な制約がない
　アナログ署名の場合、「データ作成→印刷→署名→スキャン→保存」のプロセスが必要になります。ここでいちばん面倒なのが、署名プロセスでサイナー（署名者）を実際につかまえなければならない、という点です。

　当たり前のことながら、これはけっこう面倒です。出張中で不在。ミーティングが入っている。食事に出てしまった。トイレにこもっている。移動中である。等々、いろいろなケースが想定されますが、忙しい相手であればあるほど物理的につかまえるのは大変です。なおかつ、サイナーが海外にいるとなると署名ほぼ不可能になります。郵便で送って返信されるのを待つしかなく、膨大な時間とコストがかかります。

　一方、電子署名であれば、メールを送るのとほぼ同じ感覚で行えますので、手軽に、24時間いつでも署名を依頼できます。さらに、電子署名の依頼を「見たか」「サインしたか」についてなど、すべてのステータス管理を行うことが可能。簡単にトラックできて、とても便利です。

###２. 複数人への署名依頼を一度に行える
　書類によっては複数人の署名が必要になるケースがあります。通常のNDAも二者間ですし、ちょっと重たい投資契約になったりすると10人を超えることもざらです。さらに、サイナーが日本のみならず、アメリカ、ヨーロッパ、アジア等の諸外国にいるケースもあり得ます。そんなとき、どの順番で署名をもらえばいいか、そのあと次の署名者に直接郵送してもらうべきか、一度本社に戻してもらうか……。うーん、考えただけで疲れます。

　電子署名ならば、そんな悩みを一発解決!!　書類をアップロードし、署名箇所をサイナーごとに設定して複数人に同時にメールすれば完了します。「署名箇所をサイナーごとに個別設定できる」点が、まさに味噌になるわけです。

　もちろん、全体のうち何人がサインしたか、誰がまだ見ていないかなど、同時にトラッキングも行える点が非常に便利。もう、電子署名なしでは生きていけません。

###3. 業務フローに組み込んで仕事の効率化が図れる
　「入社したら複数の書類を作って手続きする必要がある」「もろもろ書類を作って国内外の同意を得なければならない」など、考えただけでも面倒な業務はたくさんありますが、TOMではRightSignatureを業務フローに完全に取り込んでいます。

　１）物理的な制約がなく、２）複数人の署名も同時に可能なので、すべての業務を電子化できないか？と一度検討してみてください。また、日本では署名もしくは記名・押印のどちらかが同意条件となり（一部日本の書類は押印が必須なものがある）、通常は押印用に印鑑を持ってきてもらうわけですが、これがよく忘れられます^^;

　その意味でも、電子署名にしたほうがお互い効率的で、ハッピーです。
　TOMでは先述したように、NDA（秘密保持契約）締結、入社手続き、発注書、US届け出書類、投資契約などすべての用途に応じた雛形を作っており、それを数十秒で署名完了まで行えるようにフォーマット化しています。皆さんもぜひ導入を検討してみてください！　想像以上に業務効率化が進み、もうアナログ署名には戻れなくなりますよ!!

　最後になりますが、またなにか皆さんにご紹介できる便利ツールを見つけたら共有させていただきます！

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　私たちTokyo Otaku Modeは、海外向けの事業を行っています。Facebookページは最近では1600万人もの方から「いいね！」をいただき、多くの人々が交流を行っています。私たちは、そんな交流を更に活性化させ、世界中の方たちへ日本の文化を一緒に届けたいという熱意を持った仲間を募集しています。また、ファイナンス（主にアメリカ型）について興味のあるメンバーも募集しています。

ご興味がありましたら、こちらからご応募ください。

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